如何写一封标准书信?
写信是一种传统的沟通方式,以下是一封标准书信的基本结构和写作步骤,适用于正式或非正式场合:
1. 信头(Heading)
你的地址(正式信件需要,非正式可省略)
写在右上角或左上角,无需写姓名。
示例:
北京市朝阳区XX路1号
2023年10月25日
日期
写在地址下方(国内信件常用格式:
2023年10月25日
或2023年10月25日
)。
2. 称呼(Salutation)
- 根据收信人关系选择:
- 正式:
尊敬的张先生/女士:
(加冒号) - 半正式:
亲爱的王老师:
- 非正式:
亲爱的小明,
(加逗号)
- 正式:
- 不确定对方身份时可用:
尊敬的负责人:
3. 正文(Body)
开头:简要说明写信目的。
示例:
您好!我是XX公司的李华,特此致函咨询关于……
(非正式信件可直接问候,如
最近好吗?
)主体:
- 分段落清晰表达内容,每段一个主题。
- 正式信件需逻辑严谨,非正式可轻松随意。
示例(正式):
我方于9月15日收到贵司产品,但发现部分存在质量问题……
结尾:总结或表达期待。
示例:
期待您的回复,祝工作顺利!
4. 结尾敬语(Closing)
- 正式:
此致 敬礼
(国内常用)、谨启
- 半正式:
祝好!
、顺颂时祺
- 非正式:
祝开心!
、Best regards,
(英文影响)
位置:正文后另起一行靠右或靠左。
5. 署名(Signature)
- 手写签名(正式信件打印后手签)。
- 打印姓名下方标注联系方式(如电话/邮箱)。
示例:
李华
联系电话:138-XXXX-XXXX
6. 附件/附言(可选)
- 附件:
附件:1. 产品清单(共2页)
- 附言(P.S.):非正式信件补充内容,正式信件避免使用。
注意事项:
- 正式信件:语言简洁正式,避免口语化;使用A4纸打印。
- 手写信:字迹工整,忌涂改。
- 信封:收件人地址居中,你的地址写在左上角或背面。
示例模板(正式)
北京市海淀区XX大厦10楼
2023年10月25日
尊敬的客户服务部:
您好!
我是XX公司的王明,工号12345。现就订单号20231001的延迟发货问题提出咨询……(正文内容)
此致
敬礼!
王明
联系电话:010-XXXXXXX
根据具体场景调整语气和内容即可。如果是电子邮件,格式类似,但需添加明确的主题行(如【咨询】关于订单延迟发货的问题
)。